Đã không còn thời kỳ thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết
viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần
nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn và thông minh hơn.
Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài
các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức
năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản
trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó,
các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại,
chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các
chuyến đi.
Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty tài chính,
ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các
luật sư, làm việc với tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các
nhà quản lý cấp cao.
Các kỹ năng cơ bản
Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).
Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).
Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.
Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.
Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
Biết và sử dụng được ngoại ngữ.
Phẩm chất cá nhân
Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao.
Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được
sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều
hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch,
thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và
đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết.
Trong đàm phán, người thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc
này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra,
ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi thư ký (đặc biệt là thư
ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong
các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp đồng.
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị
các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn
bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn
ở...) phải được người thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người thư ký
phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.
Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ
cấp trên đến các bộ phận, do đó người thư ký cần có năng lực xây dựng
quan hệ, phối hợp tốt với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và
khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ
hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.
Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh
nghiệp nên thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là thư ký giám đốc.
Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là
người thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển thư ký,
cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.
Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt
khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ
chức, người thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và
đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài
ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc
về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Theo nhà quản lý
http://ced.ias.com.vn/news/xem/812-
why women cheat in relationships
click here my wife cheated on me now what